آکادمی ارائه ناب نحوه ارائه برتر
بسیاری از مدرسین ارائه و سخنرانی فقط درمورد این‌که چطور اعتمادبه‌نفس داشته باشیم و سالن را به دست بگیریم و خوب حرف بزنیم، نکات مختلفی را بیان می‌کنند. اما اگر بخواهیم به یک مرحله قبل‌تر بازگردیم، باید ببینیم اصولا محتوای مناسبی برای ارائه داریم که بتوانیم آن را به بهترین شکل به مخاطب‌مان عرضه کنیم یا خیر.
اگر می‌خواهید محتوای دل‌خواه‌تان را برای یک ارائه‌ی جذاب تولید کنید، باید به نکات زیر توجه داشته باشید:
۱- مخاطبین‌تان را بشناسید
مرحله‌ی اول در طراحی یک ارائه‌ی ناب، شناخت کسانی‌ست که شاهد ارائه‌ی شما خواهند بود. سعی کنید درمورد خاست‌گاه و سوابق، زمینه‌های شغلی و فکری، سطح دانش و آگاهی و البته علائق و ارزش‌های مخاطبین‌تان اطلاعاتی هرچند مختصر به دست آورید. هرچقدر که جمع حاضر و ارائه‌ی شما تخصصی‌تر باشد، این نکته مهم‌تر می‌شود.
ادبیات شما در تمام طول ارائه بسته به همین شناخت از مخاطب است. نوع کلام و درجه‌ی صمیمیت، نقل‌قول‌ها و داستان‌ها و مثال‌هایی که از آن‌ها در ارائه‌تان استفاده می‌کنید، همه باید تابع سلایق مخاطب باشند.
خودتان را جای کسی بگذارید که می‌خواهد ارائه‌ی شما را بشنود. با توجه به شناختی که از او به دست آورده‌اید، فکر می‌کنید بیان چه مطالبی و به چه شکلی می‌تواند بهترین تاثیر را داشته باشد؟
۲- پیام اصلی ارائه شما چیست؟
هر ارائه‌ای یک موضوع و یک هدف دارد. قرار است در چه موردی حرف بزنید؟ و پس از اتمام ارائه می‌خواهید مخاطب به کجا رسیده باشد؟ اگر بتوانید به این سوالات پاسخ دهید. پیام اصلی شما عملا در ذهن‌تان شکل گرفته است.
مثلا فرض کنید از شما خواسته شده درمورد نحوه‌ی لباس پوشیدن مردان در محیط کار سخنرانی کنید. پس موضوع ارائه مشخص است. اگر ارائه‌ی شما به دعوت شخص خاصی باشد، موضوع کلی آن معمولا از پیش مشخص است. در این‌جا باید از خودتان بپرسید که پس از اتمام ارائه‌ی شما، می‌خواهید مخاطب به چه نتیجه‌ای برسد؟ فرض کنید می‌خواهید قبول کند که بهترین لباس در محیط کار یک پیراهن ساده است. پس از پاسخ به این سوال، پیام اصلی شما شکل گرفته: “بهترین لباس کار برای مردان، یک پیراهن ساده است”.
بعد از این مرحله باید بدانید که چه می‌خواهید بگویید.
۳- اطلاعات لازم برای رسیدن به هدف‌تان را جمع‌آوری کنید
در این مرحله باید براساس مطالعات و تجربه‌ی شخصی خودتان، تمام اطلاعاتی که فکر می‌کنید به شما کمک خواهند کرد تا مخاطب‌تان را به نتیجه‌ی دل‌خواه نزدیک کنید را جمع کنید. مثلا فرض کنید درمورد مثال بالا چندین تحقیق درمورد رابطه‌ی بازدهی کارمندان با نحوه‌ی پوشش آن‌ها صورت گرفته یا این‌که تجربه‌ی شخصی شما از کار در محیط‌های اداری مختلف، چیزی در این مورد به شما آموخته است. اگر چنین است، سعی کنید تمام داده‌های موجود در این زمینه را جمع‌آوری کنید.
۴- تمام اطلاعات موجود را طبقه‌بندی کنید
براساس اطلاعاتی که در مراحل یک و دو به دست آورده‌اید، داده‌های مرحله‌ی سه را طبقه‌بندی کرده و به آن‌ها سازمان بدهید. در این مرحله باید تصمیم بگیرید که کدام داده‌ها و آمار با توجه به خصوصیات مخاطبین شما و هدف‌تان از این ارائه، مناسب هستند و باید در ارائه‌تان استفاده شوند. داده‌های اضافه را دور بریزید.
۵- ساختار خطی ارائه‌تان را طراحی کنید
بعد از مشخص شدن پیام و داده‌های اصلی ارائه، یک ساختار خطی و منطقی برای داده‌ها طراحی کنید. به این فکر کنید که بهتر است از کجا شروع کنید و چه مسیری را طی کنید تا به هدف برسید. اگر بخواهیم به مثال قبلی‌مان برگردیم، باید به این فکر کنید که بهتر است اول از یک مثال قابل لمس یا تجربه‌ی شخصی استفاده کنید و بعد آمار مربوط به بازدهی کارکنان را ارائه دهید یا راه دیگری برای رسیدن به هدف‌تان موثرتر خواهد بود. در نظر داشته باشید که ساختار خطی شما باید یک داستان بسازد. هیچ‌وقت قدرت یک داستان خوب در جذب مخاطب را دست کم نگیرید.
۶- ابزارهای انتقال محتوا را انتخاب کنید
فکر می‌کنید مخاطبین شما با چه ابزارهایی راحت‌تر خواهند بود؟ شاید همراه کردن چند اینفوگرافیک با متن برای انتقال اطلاعات اثر بهتری داشته باشد. شاید هم یک ویدئوی کوتاه یا عکس‌های متنوع بتوانند ارائه‌ی بهتری بسازند.
۷- مقدمه و شروع ارائه را در ذهن‌تان مجسم کنید
حالا که تا حدود زیادی می‌دانید که قرار است چه چیزی را برای چه کسی بازگو کنید، سعی کنید ارائه‌تان را جذاب‌تر کنید. مثلا کلام‌تان را با یک نقل قول محبوب یا حتی یک لطیفه‌ی خنده‌دار آغاز کنید و اگر ارائه‌تان طولانی خواهد بود، اسلایدهایی برای عوض شدن فضا و جلوگیری از خستگی مخاطب طراحی کنید.
۸- پایان کار و نتیجه را در نظر داشته باشید
به این فکر کنید که اسلایدهای آخرتان چه محتوایی خواهند داشت. می‌خواهید یک نتیجه‌ی روشن در اختیار مخاطب‌تان بگذارید یا به او اجازه دهید پس از دریافت داده‌های مورد نیاز خودش تصمیم بگیرد؟ اصلا می‌خواهید چه واکنش و احساسی را در مخاطب‌تان ایجاد کنید؟ فکر می‌کنید بهترین راه برای رسیدن به چیزی که می‌خواهید براساس اطلاعاتی که در دست دارید، چیست؟
۹- تولید محتوا!
بعد از این همه آماده‌سازی و طرح‌ریزی، حالا وقت آن رسیده که محتوای مورد نظرتان را تولید کنید. هرچه که لازم است را بنویسید، عکس‌ها و اینفوگرافی‌های مورد نیاز را جمع کنید و همه را در قالب چند اسلاید، مرتب کنید. مراقب باشید که تعداد اسلایدها و حجم اطلاعات شما آن‌قدر زیاد نشود که نتوانید بحث‌تان را در زمان تعیین‌شده برای ارائه جمع کنید.
۱۰- محتوای تولیدی‌تان را دوباره بررسی کنید
بعد از این‌که ارائه‌تان را به طور کامل طراحی کردید، محتوای آماده‌شده را از اول تا آخر بررسی کنید و ببینید آیا با معیارهایی که از ابتدا مشخص کرده بودید، سازگاری دارد یا نه. اگر لازم است، محتوایتان را تغییر دهید. هیچ‌وقت از بازخوانی و ویرایش محتوا نترسید. مطمئن باشید تا به حال کسی از آمادگی بیش از حد برای ارائه ضرر نکرده است.
تولید محتوای مناسب و اسلایدهای جذاب سنگ بنای اولیه‌ی یک ارائه‌ی خوب است. هرچقدر که می‌توانید روی این مرحله وقت صرف کنید. محتوای جذاب حتی می‌تواند اشکالات سخنرانی شما را نیز تا حدی پوشش دهد پس سعی کنید در این مرحله واقعا بی‌نقص عمل کنید.
نظر شما چیست؟ از تجربه‌هایی شخصی‌تان درمورد تولید محتوا و اهمیت آن برای رسیدن به یک ارائه‌ی ناب برایمان بنویسید.
نویسنده: حامد درخشانی www.hamed-derakhshani.ir
بلاگر و استراتژیست محتوا
مرسی، متفاوت و عالی بود.
ممنون از توجه شما.